การพ มพ เอกสารเบ องต น

Transcription

1 ในการพ มพ เอกสาร ค าส งท ม กต องใช ในการท างานท ว ๆ ไป ได แก ค าส งในการเป ดแฟ ม เอกสารใหม ค าส งในการเป ดแฟ ม เอกสารเก า ค าส งในการบ นท กข อความลงส แฟ ม ค าส งในการ เล อกม มมอง ค าส งในการเปล ยนภาวะการพ มพ ระหว าง ภาษาไทยก บ ภาษาอ งกฤษ ค าส งในการ เปล ยนภาวะการพ มพ ระหว างภาวะการพ มพ แทรกก บภาวะการพ มพ ท บ ค าส งในการก าหนดพ นท ท างาน ค าส งในการลบข อความ ค าส งในการส าเนา ข อความ ค าส งในการโยกย ายข อความ ค าส งใน การด เอกสารก อนพ มพ ค าส งในการพ มพ เอกสารออกทางเคร องพ มพ หร อค าส งการเป ดแฟ ม เอกสาร ซ งแบ งเป นสองกรณ ค อ การเป ดแฟ มเอกสารใหม และการเป ดแฟ มเอกสารเก า การสร างเอกสารใหม ก อนการพ มพ เอกสารจะต องท าการเป ดแฟ มเอกสารก อนท กคร ง ถ าพ มพ เอกสารใหม จะต อง ท าการเป ดแฟ มเอกสารใหม ซ งสามารถท าได 2 ว ธ ด งน ( File New ) จะปรากฏหน าต างเอกสารใหม ท จะเป นพ นท ท จะใช ใน การท างาน ว ธ ท 2 ใช ค าส ง โดยม ข นตอนด งน 1. เล อกค าส งแฟ ม => สร าง จะปรากฏ ไดอะล อกบ อกซ สร างข นมา 2. คล กเมาส เล อก แท บห วข อเอกสารท ต องการสร าง เช น ถ าเล อกแท บ General หมายถ ง ต องการ สร างเอกสาร ท วๆไป 3. คล กเมาส เล อกชน ดเอกสารท ต องการ 4. คล กเมาส ป ม ตกลง

2 14 เอกสาร Word

3 15 ถ าต องการท างานก บเอกสารท เคยท าไปแล วและม การบ นท กเก บไว ในแฟ ม จะต องท าการ เป ดแฟ มเอกสารเก า ซ งสามารถท าได 2 ว ธ ด งน ม ข นตอนด งน 1. คล กส ญร ป (Open) จะปรากฏกรอบโต ตอบของค าส งเป ด 2. คล กเมาส เล อกต าแหน งท เก บท อย ของไฟล เช น จาก Drive 3.5 Floppy (A :) 3. คล กเมาส เล อกต าแหน งท เก บท อย ของไฟล เช น จาก Drive 3.5 Floppy ( A : ) 4. คล กเมาส ป ม เป ด

4 16 ว ธ ท 2 ใช ค าส ง โดยม ข นตอนด งน 1. คล กค าส ง แฟ ม 2. คล กค าส งเป ดจะปรากฏกรอบโต ตอบของค าส ง เป ด 3. คล กเล อกเคร องข บซ งเป นท อย ของแฟ ม 4. คล กเล อกแฟ มท ต องการเป ด 5. คล กป ม เป ด การพ มพ ข อความในเอกสารควรพ มพ ข อความไปเร อยๆ โดยไม ต องกดแป น Enter เม อพ มพ ข อความหมดบรรท ด โปรแกรมจ าท าการต ดข อความข นบรรท ดใหม ให เองโดยอ ตโนม ต เม อจบ ข อความในแต ละย อหน าแล วจ งกดแป น Enter และอาจกดแป น Enter เพ มได อ กหากต องการ บรรท ดว างระหว างย อหน า การตรวจด ว าม การกดแป น Enter ณ ท ใดบ างสามารถท าได ด วยการคล กท ส ญร ป Show / Hide จะปรากฎส ญล กษณ ในต าแหน งท ม การกดแป น Enter ถ าต องการยกเล กการ ตรวจด ส ญล กษณ ก ให คล กท ส ญร ป Show / Hide อ กคร งส ญล กษณ จะหายไป

5 17 ระหว างการพ มพ เอกสาร ถ าต องการด เอกสารจะสามารถขอด ได 3 ม มมอง ได แก ม มมอง ปกต ม มมองเหม อนพ มพ และม มมองเค าโครงออนไลน การเล อกม มมองในการด เอกสารสามารถ ท าได 2 ว ธ ได แก คล กป มส ญร ปเล อกม มมองซ งอย ด านซ ายล างของจอภาพ ด งน - ส ญร ปม มมองปกต ( Normal View ) - ส ญร ปม มมองเหม อนพ มพ ( Page Layout View ) - ส ญร ปม มมองเค าโครงออนไลน ( Outline View ) ว ธ ท 2 ใช ค าส งโดยม ข นตอนด งน 1. คล กค าส ง ม มมอง 2. คล กค าส งต อไปน เพ อเล อกร ปเเบบของม มมอง - ค าส ง Normal ถ าต องการม มมองปกต - ค าส ง Outline ถ าต องการม มมองโครงร าง - ค าส ง Page Layout ถ าต องการม มมองเหม อนพ มพ

6 18 เม อม การพ มพ เอกสารเร ยบร อยแล ว ควรม การบ นท กเอกสารเก บไว ในแฟ มโดยเฉพาะ เอกสารท จ าเป นต องใช งานต อไป การบ นท ก เอกสารไว ในแฟ มช อใหม หร อแฟ มช อเก าก ได ซ งจะม ว ธ การท แตกต างก นเล กน อย การบ นท กเอกสารลงแฟ มช อใหม ท าได 2 ว ธ ด งน 1. คล กส ญร ป ( บ นท ก ) จะปรากฏกรอบโต ตอบของค าส งบ นท ก 2. ระบ ช อแฟ มเอกสารซ งม ความยาวไม เก น 8 ต วอ กษร ส าหร บส วนขยายของแฟ มจะระบ หร อไม ก ได ถ าระบ ต องระบ เป น.Doc ถ าไม ระบ โปรแกรม จะก าหนดให เป น.Doc โดยอ ตโนม ต 3. ระบ เคร องข บท เป นท ต งของแฟ มข อม ลท ต องการบ นท กเอกสาร 4. คล กป ม ตกลง

7 19 ว ธ ท 2 ใช ค าส ง โดยม ข นตอนด งน 1. คล กท ค าส ง แฟ ม 2. คล กค าส ง บ นท กเป น 3. จะปรากฏกรอบโต ตอบของค าส งบ นท กเป น 4. ระบ เคร องข บท เป นท ต งของแฟ มข อม ลท ต องการบ นท กเอกสาร 5. ระบ ช อแฟ มเอกสารซ งม ความยาวไม เก น 8 ต วอ กษ ส าหร บส วนขยายของแฟ มจะระบ หร อไม ก ได ถ าระบ ต องระบ เป น.Doc ถ าไม ร บ โปรแกรม จะก าหนดให เป น.Doc 6. คล กป ม บ นท ก

8 20 การบ นท กเอกสารลงแฟ มช อเด มท ก าล งท างานอย ท าได 2 ว ธ ด งน ให คล กส ญร ป ( บ นท ก ) โปรแกรมจะท าการบ นท กเอกสารลงส แฟ มช อเด มโดยไม ม การ ถามช อแฟ ม ว ธ ท 2 ใช ค าส ง โดยม ข นตอนด งน 1. คล กท ค าส ง แฟ ม 2. คล กค าส ง บ นท ก โปรแกรมจะท าการบ นท กเอกสารลงส แฟ มช อเด มโดยไม ม การถามช อแฟ ม

9 21 การพ มพ งานในโปรแกรม Microsoft Word สามารถพ มพ ข อความได ท งภาษาไทยและภาษา อ งกฤษ โดยท าการเล อกภาวะการพ มพ ให เป นภาษาท ต องการก อนการพ มพ การเปล ยนภาวะภาษาไทย / อ งกฤษ สามารถท าได 2 ว ธ ได แก 1. ให คล กส ญร ป ซ งต งอย ด านล างขวาของจอภาพ 2. จะปรากฎกรอบโต ตอบ 3. คล กเล อก จะอย ในภาวะภาษาไทย 4. คล กเล อก จะอย ในภาวะภาษาอ งกฤษ ว ธ ท 2 กดแฟ ม ~ ท อย ท ม มซ ายของแผงแป นอ กขระ ถ ดจากแป น Esc การสล บการท างานระหว างพ มพ แทรกและพ มพ ท บ ท าได โดยกดค ย บอร ด ป ม Insert ถ า Microsoft Word อย ในสภาวะพ มพ ท บจะปรากฏ OVR ท แถบสถานะ แต ถ าค ณกดค ย บอร ดป ม Insert ซ าอ กคร ง Microsoft Word จะอย ในสภาวะพ มพ แทรกท นท Microsoft Word อย ในสภาวะพ มพ ท บ Microsoft Word จะอย ในสภาวะพ มพ แทรก

10 22 การพ มพ ข อความในเอกสารควรพ มพ ข อความไปเร อย ๆ โดยไม ต องกดแป น Enter เม อพ มพ ข อความหมดบรรท ด โปรแกรมจะท าการต ดข อความข นบรรท ดใหม ให เองโดยอ ตโนม ต เม อจบ ข อความในแต ละย อหน าแล วจ งกดแป น Enter และอาจกดแป น Enter เพ มได อ ก ถ าต องการจบ ข อความในแต ละย อหน าแล วจ งกดแป น Enter และอาจกดแป น Enter เพ มได อ กด วยถ าต องการ บรรท ดว างระหว างย อหน า การตรวจด ว าม การกดแป น Enter ณ ท ใดบ างสามารถท าได ด วยการคล กท ส ญร ป ซ อน/ แสดง ในต าแหน งท ม การกดแป น Enter ถ าต องการยกเล กการตรวจด ส ญล กษณ ก ให คล กท ส ญร ป ซ อน/แสดง อ กคร ง ส ญร ป จะหายไป การท างานในโปรแกรมไมโครซอฟต เว ร ดท เก ยวข องก บการจ ดการเอกสาร เช น การจ ด ร ปแบบ และต วอ กษรเป นต วหนา ต วเอ ยงหร อข ดเส นใต รวมท งการท างานอ น ๆ จ าเป นท จะต องม การก าหนดพ นท ท างานเพ อให โปรแกรมทราบว าจะให ท าการจ ดเอกสารตามค าส งในบร เวณใด การก าหนดพ นท ท างานเพ อการท างานในไมโครซอฟต เว ร ด การก าหนดพ นท ท างานเพ อบอกให โปรแกรมไมโครซอฟต เว ร ดทราบบร เวณท จะใช ค าส ง สามารถท าได 2 ว ธ ได แก ว ธ ท 1 การก าหนดพ นท ท างานท งบรรท ด 1. เล อนต วช ไปวางไว ต นบรรท ดของข อความท ต องการก าหนดพ นท ท างาน จะได ส ญล กษณ ต วช เป น ร ปล กศร 2. กดเมาส ค างไว พร อมก บลากต วช ลงมาด านล างเพ อให ครอบคล มพ นท ท ต องการท างานท งหมด แล วปล อยเมาส จะปรากฏแถบส ครอบคล มพ นท ท งหมดท ต องการ

11 23 ว ธ ท 2 การก าหนดพ นท ท างานบางส วนของบรรท ด 1. เล อนต วช ไปวางไว ท ต วอ กษรต วแรกของข อความท ต องการก าหนดพ นท ท างานจะได ส ญล กษณ ต วช เป นร ป I 2. กดเมาส ค างไว พร อมก บลากต วช ไปทางขวา เพ อให ครอบคล มพ นท ท ต องการท างาน แล วปล อย เมาส จะปรากฎแถบส คลอบค ลมพ นท ท ต องการ การยกเล กการก าหนดพ นท ท างานในไมโครซอฟต เว ร ด การยกเล กการก าหนดพ นท ท างาน สามารถท าได โดยการเล อนต วช ไปวางไว นอกพ นท ท ได ก าหนดแถบส แล วคล ก แถบส จะหายไป การลบข อความท ไม ต องการสามารถท าได 2 ว ธ ได แก 1. ก าหนดพ นท ท างานให ครอบคล มข อความท ต องการจะลบ 2. คล กส ญร ป ( ต ด) ข อความด งกล าวจะหายไปจากเอกสารโดยโปรแกรมจะน าเอาข อความใน พ นท ท างานไปเก บไว ท คล ปบอร ด ว ธ ท 2 ใช ค าส ง 1. ก าหนดพ นท ท างานให ครอบคล มข อความท ต องการจะลบ 2. คล กค าส ง แก ไข 3. คล กค าส ง ต ด โปรแกรมจะน าเอาข อความในพ นท ท างานไปเก บไว ท คล ปบอร ด

12 24 การค ดลอก ( Copy ) ข อความ ค อ การท าส าเนาข อความท ได เล อกไปฝากไว ย งท หน ง ท เร ยกว า Clipborad ถ าต องการด งเอา ส าเนาด งกล าวมาแทรกในเอกสาร สามารถท าได โดยการใช ค าส ง วาง เราม กจะใช ค าส ง ค ดลอก และ วาง ในบางเอกสารท การใช ข อความเด มซ าก นบ อยๆ สามารถประหย ดเวลาในการพ มพ ข อความ ด งกล าวด วยการค ดลอก เก บเอาไว แล ว ยกมาแทรกใน เอกสารอ นๆ ได ท นท การท าส าเนาข อความสามารถท าได 2 ว ธ ได แก 1. ก าหนดพ นท ท างานให ครอบคล มข อความท ต องการจะท าส าเนา 2. คล กส ญร ป ( ค ดลอก ) โปรแกรมจะน าเอาข อความในพ นท ท างานไปเก บไว ท คล ปบอร ด โดย ข อความ ด งกล าว จะย งคงอย บนเอกสาร เหม อนเด ม 3. คล กในต าแหน งซ งต องการให เป นท ต งของข อความท ต องการท าส าเนา 4. คล กส ญร ป ( วาง ) โปรแกรมจะน าเอาข อความท เก บไว ท คล ปบอร ดมาปรากฏในต าแหน งท ต องการ ว ธ ท 2 ใช ค าส ง 1. ก าหนดพ นท ท างานให ครอบคล มข อความท ต องการจะส าเนา 2. คล กค าส ง แก ไข 3. คล กค าส ง ค ดลอก โปรแกรมจะน าเอาข อความในพ นท ท างานไปเก บไว ท คล ปบอร ด โดยข อความ ด งกล าวจะย งคงอย บนเอกสาร เหม อนเด ม 4. คล กในต าแหน งซ งต องการให เป นท ต งของข อความท ต องการท าส าเนา 5. คล กค าส ง แก ไข 6. คล กค าส ง วาง โปรแกรมจะน าเอาข อความท เก บไว ท คล ปบอร ดมาปรากฏในต าแหน งท ต องการ

13 25 บางคร งข อความในเอกสารอาจไม ถ กต อง การย ายข อม ลในระยะใกล ๆ เช น การย ายข อม ล ภายในหน าเด ยวก นเป นส งจ าเป น สามารถ โยกย ายข อความในเอกสารได อย างง ายๆ การย ายข อความสามารถท าได 2 ว ธ ได แก 1. ก าหนดพ นท ท างานให ครอบคล มข อความท ต องการย าย 2. คล กส ญร ป ( ต ด ) โปรแกรมจะน าเอาข อความในพ นท ท างานไปเก บไว ท คล ปบอร ด และ ข อความด งกล าวจะหายไปจากเอกสาร 3. คล กในต าแหน งซ งต องการให เป นท ต งของข อความท ต องการย าย 4. คล กส ญร ป ( วาง ) โปรแกรมจะน าเอาข อความท เก บไว ท คล ปบอร ดมาปรากฏในต าแหน งท ต องการ

14 26 ว ธ ท 2 ใช ค าส ง 1. ก าหนดพ นท ท างานให ครอบคล มข อความท ต องการย าย 2. คล กค าส ง แก ไข 3. คล กค าส ง ต ด โปรแกรมจะน าเอาข อความในพ นท ท างานไปเก บไว ท คล ปบอร ด และข อความ ด งกล าวจะหายไปจากเอกสาร 4. คล กในต าแหน งซ งต องการให เป นท ต งของข อความท ต องการย าย 5. คล กค าส ง แก ไข 6. คล กค าส ง วาง โปรแกรมจะน าเอาข อความท เก บไว ท คล ปบอร ดมาปรากฏในต าแหน งท ต องการ

15 27 การยกเล กค าส งสามารถท าได 2 ว ธ ได แก 1. คล กส ญร ป ( เล กท า ) จะปรากฏรายการค าส งท ท าไปแล ว 2. คล กค าส งท ต องการยกเล กการท างาน ถ าต องการยกเล กค าส งหลายค าส งท อย ต ดต อก น ต องลาก ต วช ให ครอบคล มค าส งยกเล กท งหมด ว ธ ท 2 ใช ค าส ง 1. คล กค าส ง แก ไข 2. คล กค าส ง เล กท า Edit cut

16 28 การส งค าส งท ยกเล กสามารถท าได 2 ว ธ ได แก 1. คล กส ญร ป ( ท าซ า ) จะปรากฏรายการค าส งท ส งยกเล กการท างานด วยค าส ง เล กท า 2. ให คล กค าส งท ต องการส งให ท างานใหม ถ าต องการส งให ท างานหลายค าส งท อย ต ดต อก นให ลาก ต วช ให ครอบคล มค าส งท ต องการให ม การท างานใหม ท งหมด ว ธ ท 2 ใช ค าส ง 1. คล กค าส ง แก ไข 2. คล กค าส ง ท าซ า Edit cut

17 29 การขอด เอกสารก อนพ มพ ท าได 2 ว ธ ได แก 1. คล กส ญร ป ( ต วอย างก อนพ มพ ) จะปรากฏกรอบโต ตอบ ค าส ง ต วอย างก อนพ มพ ซ งประกอบด วยเมน ของส ญร ปการท างาน และต วอย างร ปแบบของเอกสารก อนพ มพ ออก มาให ด ทางจอภาพ 2. ถ าต องการพ มพ เอกสารออกทางเคร องพ มพ ให คล กป ม พ มพ ถ าไม ต องการพ มพ และต องการ ออกจาเมน ของค าส ง ต วอย างก อนพ มพ ให คล กป ม ป ด ว ธ ท 2 ใช ค าส ง 1. คล กค าส ง แฟ ม 2. คล กค าส ง ต วอย างก อนพ มพ 3. จะปรากฏกรอบโต ตอบ ค าส ง ต วอย างก อนพ มพ ซ งประกอบด วยเมน ของส ญร ปการท างานและ ต วอย างร ปแบบของเอกสาร ก อนพ มพ ออกมาให ด ทางจอภาพ 4. ถ าต องการพ มพ เอกสารออกทางเคร องพ มพ ให คล กป ม พ มพ 5. ถ าไม ต องการพ มพ และต องการออกจาเมน ของค าส ง ต วอย างก อนพ มพ ให คล กป ม ป ด

18 30 การส งพ มพ เอกสารออกทางเคร องพ มพ ท าได 2 ว ธ คล กส ญร ป ( พ มพ ) รอส กคร โปรแกรมจะพ มพ เอกสารท งหมดออกทางเคร องพ มพ ว ธ ท 2 ใช ค าส ง 1. คล กค าส ง แฟ ม 2. คล กค าส ง พ มพ 3. จะปรากฎกรอบโต ตอบของค าส ง พ มพ 4. ระบ จ านวนช ดของเอกสารท ต องการ 5. ระบ หน าของเอกสารท ต องการ ท งหมด หมายถ งท กหน า หน าป จจ บ น หมายถ ง หน าท ม เคอร เซอร ก าก บอย หน า หมายถ ง บางหน าตามท ระบ ไว ข างหล ง 6. คล กป ม ตกลง เช น 3-5 ถ าต องการอกสารหน า 3 ถ งหน า 5 4, 8, 9 ถ าต องการเอกสารหน า 4 หน า 8 และหน า ถ าต องการอกสารหน า 3 ถ งหน า 5

19 31 การรวมแฟ มเอกสารท าได ตามข นตอนด งน 1. เป ดแฟ มเอกสารแรกท ต องการน ามารวมด วย ( การเป ดแฟ มศ กษาจากห วข อข างต น ) 2. ท าการเร ยกแฟ มเอกสารอ นท ต องการน ามารวม ด วยการคล กค าส ง แทรก 3. คล กค าส ง แฟ ม

20 32 การป ดแฟ มเอกสาร ม ข นตอนด งน 1. คล กค าส ง แฟ ม 2. คล กค าส ง ป ด 3. ถ าแฟ มด งกล าวย งไม เคยบ นท กมาก อน หร อเคยบ นท กมาแล วแต ม การเปล ยนแปลงหร อม การ ตกแต งข อความในเอกสาร จะม ข อความถามว าต องการเปล ยนแปลงลงในแฟ มหร อไม ถ า ต องการบ นท กข อม ลลงส แฟ มเอกสารให คล กป ม ใช และคล กป ม ไม ถ าไม ต องการบ นท ก